Projektmanagement

Ihre Projekte werden nicht rechtzeitig fertig, sind viel teurer als geplant und erbringen nicht die Ergebnisse, die Sie erwartet haben? Methodisches Projektmanagement sichert Ihren Projekterfolg!

Methodisches Projektmanagement sichert Ihren Projekterfolg!

Methodisches Projektmanagement umfasst die folgenden Themengebiete:

  • Integrationsmanagement
    Methodisches Integrationsmanagement umfasst alle Aktivitäten, die die Arbeit des Projektmanagers und des Entwicklungsteams organisieren und erst möglich machen. Es werden die wichtigsten Ergebnisse der Projektarbeit, die Standards, Regeln, Richtlinien, Prozesse und Vorlagen, die Methoden und Werkzeuge bestimmt und in die Projektarbeit eingeführt. Es werden somit die Grundlagen für die gesamte Arbeit der Projektleitung und des Projektteams gelegt.
  • Scope Management
    Scope- oder auch Anforderungsmanagement sorgt für die vollständige und verständliche Dokumentation aller Anforderungen an ein System bzw. Produkt. Die Anforderungen werden dabei so dokumentiert, dass sprachliche Probleme zwischen den System- oder Produktnutzern und den Entwicklern keine Nachteile für die Entwicklung bewirken. Methodisches Anforderungsmanagement ist damit eine der wichtigsten Grundlagen für die erfolgreiche System- und Produktentwicklung. Es ist unverzichtbare Voraussetzung für ein erfolgreiches und effektives Qualitätsmanagement.
  • Aufwandsmanagement
    Das Aufwandsmanagement behandelt die Prozesse der Kostenplanung und Kostenkontrolle im Projekt. Das beinhaltet die Aufstellung des Projektbudgets, seine Verteilung auf die einzelnen Arbeitspakete und die ständige Kontrolle des Budgetverbrauchs. Eine sehr wirksame Methode der Kostenkontrolle ist die Earned-Value-Methode. Dabei werden Indexwerte ermittelt, die Aussagen darüber machen können, ob man im Projekt für den erbrachten Aufwand eine entsprechende Leistung erhält. Man erhält Antworten auf die Fragen: Wie viel Arbeitswert, ausgedrückt in €, erhält man für jeden eingesetzten € Projektaufwand? Oder: Mit welcher Produktivitätsrate im Vergleich zum geplanten Wert wird aktuell gearbeitet?
  • Terminmanagement
    Das Terminmanagement umfasst die Erstellung eines Projektplans, die Schätzung der Dauer jeder Projektaktivität, die Identifikation und Bewertung von Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektaktivitäten und die regelmäßige Kontrolle jeder Projektaktivität, die zu einer ständigen Aktualisierung der Projektplanung führt.
    Eine bekannte Schätzmethode ist zum Beispiel PERT (Program Evaluation and Review Technique). Dabei wird für die Schätzung jeder einzelnen Projektaktivität die folgende Formel angewendet:
    (P + 4M + O) / 6
    Dabei stehen P für einen pessimistisch geschätzten Aufwand, O für einen optimistisch geschätzten Aufwand und M für einen wahrscheinlichsten Aufwandswert. Die bekannteste, wenn auch sehr aufwendige, Planungsmethode ist die Netzplantechnik. Die bekannteste Form der Darstellung von Projektplänen ist das Gantt-Diagramm. Eine ebenfalls sehr wirksame und übersichtliche Darstellung eines Projektplanes ist der Projektstrukturplan (PSP). Er gibt eine Übersicht über alle Arbeitspakete eines Projektes. Für Details zu den genannten Techniken und Planungsmitteln verweise ich auf die zahlreichen Quellen in Literatur und Internet.
  • Risikomanagement
    Risikomanagement dient der Vorsorge für Unvorhergesehenes im Projekt. konkret umfasst das die Prozesse:

    • Risikomanagementplanung
    • Risikoidentifikation
    • Qualitative Risikoanalyse
    • Quantitative Risikoanalyse
    • Risikobewältigungsplanung
    • Risikoüberwachung und –steuerung.

    Die Risikomanagementplanung bildet den organisatorischen Rahmen für das eigentliche Risikomanagement. Hier wird festgelegt, wie das Risikomanagement organisiert sein und konkret durchgeführt werden soll. Also im Wesentlichen die Klärung: Wer macht was wann und womit?
    Bei der Risikoidentifikation werden alle Projektrisiken beschrieben. Art, Umfang und mögliche Auswirkungen jedes Risikos werden dokumentiert. Um mögliche Projektrisiken zu finden kann man sich zum Beispiel fragen: Was muss passieren, damit das Projekt scheitert? Es hat sich außerdem bewährt zumindest diesen Teil des Risikomanagements zusammen mit dem Projektteam durchzuführen. Dies führt regelmäßig zu wesentlich besseren Ergebnissen.
    Die qualitative Risikoanalyse beschäftigt sich mit der Frage: Mit welcher Wahrscheinlichkeit tritt ein Risiko ein? Die Eintrittswahrscheinlichkeit kann dabei in Prozentzahlen angegeben werden oder in einer Klassifikation (gering, mittel, groß) angegeben werden. Dabei sollte man darauf achten Risiken nicht mit Problemen zu verwechseln. Ein Risiko mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 100 % ist kein Risiko, sondern ein Problem, das einer dringenden Lösung bedarf!
    Die quantitative Risikoanalyse behandelt die monetären Auswirkungen eines Risikos. Mit der einfachen Formel:
    Eintrittswahrscheinlichkeit * möglicher Schaden in €
    wird ermittelt, welchen wirtschaftlichen Schaden ein Risiko verursachen könnte. Es ist dann möglich entsprechende finanzielle Rückstellungen ins Budget einzuplanen. Wer an diesem Punkt allerdings aufhört, versäumt die Möglichkeiten gegen Risiken wirklich etwas zu unternehmen. Denn selbst mit einer finanziellen Reserve kann nicht immer etwas Wirkungsvolles gegen die Auswirkungen von Risiken getan werden.
    Dafür ist die Risikobewältigungsplanung ein gutes Mittel. Sie dient dazu wirksame Gegenmaßnahmen gegen die Auswirkungen von eingetretenen Risiken zu planen. Oder, wo das nicht geht, wirksame Maßnahmen zur Vermeidung oder Reduzierung der Auswirkungen zu planen. Diese geplanten Maßnahmen müssen selbstverständlich in den Projektplan aufgenommen werden.
    Risikoüberwachung und –steuerung dienen zur regelmäßigen Durchführung aller genannten Maßnahmen und zur Bestimmung eines Verantwortlichen für die Durchführung der Gegenmaßnahmen.
    Nur ein regelmäßig über die gesamte Projektlaufzeit durchgeführtes Risikomanagement ist wirksam. Ständig ergeben sich Änderungen in den Risiken.

  • Qualitätsmanagement
    Das Qualitätsmanagement hat im Wesentlichen drei Bereiche:

    1. die Durchführung der Qualitätsplanung
    2. die Durchführung der Qualitätssicherung
    3. die Durchführung von Qualitätskontrollen

    Aufgaben der Qualitätsplanung

    Die Aufgaben der Qualitätsplanung umfassen:

    • Die Definition von allgemeinen Qualitätsstandards für Projektergebnisse und das Projektmanagement.
    • Die Definition von produktspezifischen Qualitätsstandards.
    • Entwurf und Einführung von Dokumentenvorlagen.
    • Die Beschreibung der zur Einhaltung der gesetzten Qualitätsstandards notwendigen Aktivitäten.
    • Die Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und –kontrolle.
    • Die Aufstellung und Aktualisierung des Qualitätsmanagementplans.
    • Die Beschreibung der für die Durchführung der Qualitätssicherung und –kontrolle notwendigen Programm- und Prozessänderungen.

    Konkret wirkt die QS mit bei der inhaltlichen Bestimmung der einzelnen Projektergebnisse. Die QS gibt z.B. Dokumentenvorlagen und deren Qualitätsstandards vor. Die QS bestimmt in Abstimmung mit dem Programm Management die generelle Vorgehensweise der Qualitätssicherung. Dies umfasst z.B. die generellen Testverfahren Modultest, Systemtest und Anwenderakzeptanztest. Die QS vermittelt den Projektbeteiligten die notwendigen QS-Maßnahmen und unterstützt sie bei deren Anwendung.

    Aufgaben der Qualitätssicherung

    Die Aufgaben der Qualitätssicherung umfassen:

    • Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
    • Die Identifizierung von Verbesserungspotentialen.
    • Die Planung, Vorbereitung und Durchführung und Dokumentation von Qualitätsaudits und Qualitätsprüfungen.
    • Die Planung, Vorbereitung und Durchführung und Dokumentation von Prozessanalysen für die im Programm bzw. in dessen Projekten verwendeten Prozesse.
    • Die Auffindung und Beseitigung von Qualitätsdefiziten.
    • Das Veranlassen, die Dokumentation und die Bewertung von Korrekturmaßnahmen.
    • Aufsetzen und Dokumentation eines Konfigurationsmanagementprozesses für Projektergebnisse

    Konkret bedeutet dies, die QS plant die erforderlichen Qualitätsprüfungen und bereitet deren Durchführung vor. Wesentliches Dokument dabei ist der Testplan, der festlegt wann welches Ergebnis von wem und mit welchen Aktivitäten geprüft werden wird. Wesentliches Hilfsmittel zur kontinuierlichen Prozessverbesserung sind Lessons Learned-Meetings in denen einzelne Prozesse, einzelne Projektphasen oder ganze Projekte auf Verbesserungsmöglichkeiten untersucht werden. In Abstimmung mit dem Programm Management plant die QS diese Meetings, führt sie durch und dokumentiert sie. außerdem überwacht die QS die Umsetzung der in den Lessons Learned bestimmten Verbesserungsmaßnahmen.

    Aufgaben der Qualitätskontrolle

    Die Aufgaben der Qualitätskontrolle umfassen:

    • Die Planung der zur Qualitätskontrolle notwendigen Aktivitäten und deren Koordination.
    • Die Messung spezifischer Projektergebnisse gegen die gesetzten Qualitätsstandards.
    • Die Annahme bzw. Zurückweisung von Projektergebnissen.
    • Die Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse von Fehlerbehebungen.
    • Die Identifikation und Dokumentation von Qualitätsverbesserungen.

    Die QS plant die im Testplan beschriebenen Prüfungen für die qs-relevanten Projektergebnisse, führt bzw. veranlasst die Prüfungen und dokumentiert die dabei erhaltenen Ergebnisse. Außerdem überwacht und dokumentiert die QS die Beseitigung der bei den Qualitätsprüfungen entdeckten Qualitätsmängel.
    Die QS ist berechtigt im Rahmen des QS-Plans die Akzeptanz von Projektergebnissen, die die gesetzten Qualitätsanforderungen nicht erfüllen, zu verweigern. QS-Plan und Testpläne definieren dabei die für die Akzeptanz notwendigen Qualitätskriterien.

  • Stakeholder Management
    Stakeholder Management umfasst folgende Aktivitäten:

    • Stakeholder identifizieren
    • Analyse der Bedürfnisse und Absichten der Stakeholder
    • Analyse der sich daraus ergebenden Erfordernisse für das Projekt
    • Planen, einrichten und durchführen geeigneter Kommunikation zu den Stakeholdern
    • Die Reaktionen (Feedback) prüfen und, wenn notwendig, geeignete Veränderungen vornehmen

    Stakeholdermanagement ist dabei Teil des umfangreichen Kommunikationsprozesses im Projekt und bedient sich den Techniken des Kommunikationsmanagements. Dazu gehören die Einrichtung einer planvollen, zielgerichteten und empfängeradäquaten Kommunikation, die Aufbereitung der Informationen und die Verteilung der Informationen, sowie die Kontrolle der Wirkung der Informationen.
    Die Stakeholder werden identifiziert und ihr jeweiliger Einfluss auf das Projekt analysiert. Abhängig von den Ergebnissen der Analyse der Stakeholder-Bedürfnisse und –Absichten werden entsprechende Maßnahmen geplant:

    • Wirkung des Stakeholders vermindern / verstärken
    • Interesse des Stakeholders ändern
    • Einbeziehung des Stakeholders ändern

    Die Art und Weise wie Stakeholder in das Projekt eingebunden sind kann die Glaubwürdigkeit und die Aufnahme der Projektergebnisse entscheidend beeinflussen.

  • Kommunikationsmanagement
    Kommunikationsmanagement sorgt für:

    • eine wirksame Verbreitung von Informationen,
    • das Erkennen von notwendigen Informationen,
    • den Einsatz geeigneter Informationsmedien,

      eine angemessene und regelmäßige Kommunikation,

      die Verbesserung der Teamarbeit.

    Das geschieht durch:

    • das Aufstellen von Kommunikationsplänen,
    • ein regelmäßiges und klares Berichtswesen,
    • den Einsatz wirksamer und angemessener Kommunikationsmittel.
    • Ein Kommunikationsplan zeigt die Empfänger einer bestimmten Information, die Kommunikationsmittel (z.B. ein schriftlicher, standardisierter Bericht), die Zeitpunkte der Kommunikation und die Kommunikationswege.

  • Ressourcen Management
    Das Ressourcen Management umfasst die folgenden Aktivitäten:

    • Personalbeschaffung,
    • Personaleinsatzplanung,
    • Schulungsmaßnahmen,
    • Maßnahmen zur Verbesserung der Teamarbeit.
  • Beschaffungsmanagement
    Das Beschaffungsmanagement im Projekt umfasst alle Prozesse, die für den Kauf oder den Erwerb von Dienstleistungen und Ergebnissen zuständig sind, die von außerhalb des Projektes für die Erstellung der Projektergebnisse notwendig sind. Das umfasst das Vertragsmanagement und die Prozesse zur Änderungssteuerung, die für die Ausführung der Verträge und Bestellungen notwendig sind. Ein besonderer Aspekt ist dabei die Streuung und Minderung von Projektrisiken. Durch geschickte Beschaffung können wichtiges Know how oder erfolgsrelevante Leistungen für das Projekt erworben werden.

Termine Aufwand Scope Integration

Projektleiter als Experte

Gut laufende Projekte sichern den Unternehmenserfolg und ersparen eine Menge Kosten. Nur gut geleitete Projekte erreichen die gesetzten Ziele, halten gesetzte Termine und Budgets ein. Nur gut geleitete Projekte liefern die gewünschten Ergebnisse und erfüllen die in sie gesetzten Erwartungen. Projekte leiten ist ein eigenes Fachgebiet mit speziellen Methoden. Projekte sollten deshalb von dafür ausgebildeten Fachkräften geleitet werden. Projektleiter sind ergebnisverantwortliche Führungskräfte. Professionelle Projektleitung ist nichts für Mitarbeiter aus anderen Fachgebieten, wie z.B.

  • Techniker
  • Berater
  • oder gar Teilzeitkräfte

Schlecht geleitete Projekte sind Risiken für das Unternehmen und Kostentreiber

Was bewirkt methodisches Projektmanagement ?

Die Projektziele werden eingehalten.

Projektziele werden gesetzt und dokumentiert.
Die Projektziele werden aus den Zielen der Organisation und ggf. den Zielen der Programme abgeleitet.
Projekte und Ziele bekommen klare Prioritäten.

Die Projekttermine werden einhalten.

Die Planung aller Projektaktivitäten geschieht methodisch und mit nachvollziehbaren Ergebnissen. Die Planungsansätze sind realistisch und belastbar. Die Planung wird regelmäßig aktualisiert und den neuen Erkenntnissen angepasst.

Die Projektbudgets werden eingehalten.

Die Budgets des Projektes und der Teilprojekte werden methodisch ermittelt. Die Budgets sind realistisch und nachvollziehbar. Die Projektbudgets werden regelmäßig kontrolliert und aktualisiert.

Alle Projektergebnisse werden klar definiert.

Ein gut geleitetes Projekt hat klar definierte Ergebnisse. Zu jedem Projektergebnis gibt es Qualitäts- und Akzeptranzkriterien. Alle Beteiligten wissen genau, wann ein Ergebnis als gutes Ergebnis gilt.

Die Projektergebnisse sind nachweislich von guter Qualität.

Alle wichtigen Ergebnisse werden im Rahmen einer methodischen Qualitätssicherung überprüft.

Was macht gutes Projektmanagement aus?

Plan Do Check Act

Grundlage für alle Handlungen im Projektmanagement sind die Aktivitäten Plan–Do–Check–Act wie sie im sogenannten Demingkreis dargestellt sind.

Alle wichtigen Aktivitäten des Projektmanagements werden im Projektverlauf wiederholt und regelmäßig durchgeführt:

  • Projektplanung
  • Budgetkontrolle
  • Risikodokumentation und -bewertung
  • Qualitätskontrollen
  • Kommunikation
  • Überprüfung von Veränderungen

Alle Handlungen und Ergebnisse werden an die Projektarten und vor allem an die Projektgröße angepasst.

Es ist nicht sinnvoll bei jeder Art von Projekt und bei jeder Größenordnung von Projekt immer mit dem gleichen Projektmanagement-Instrumentarium vorzugehen. Je nach Projektart und –größe müssen die richtigen Maßnahmen im richtigen Umfang durchgeführt werden. Als Grundsatz gilt:

  • Kleine Projekte – wenig Projektmanagementaufwand
  • Große Projekte – viel Projektmanagementaufwand

Studien, Beratungsprojekte und organisatorische Veränderungen benötigen ein anderes Projektmanagement-Instrumentarium als große Entwicklungsprojekte. Lassen Sie sich beraten – vereinbaren Sie einen Termin.

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