Programm Management

Sie führen viele Projekte gleichzeitig durch? Ihre Projekte konkurrieren um wichtige Ressourcen? Ihre Projekte orientieren sich nicht an den Unternehmenszielen? Ihre Projekte haben keine angemessenen Prioritäten im Unternehmen? Methodisches Programm Management sorgt dafür, dass Ihre Projekte zur Sicherung des Unternehmenserfolges beitragen!

Methodisches Programm Management sorgt dafür, dass Ihre Projekte zur Sicherung des Unternehmenserfolges beitragen!

Was ist Programm-Management?

Im Zusammenhang mit dem Begriff Programm Management wird oft der Begriff Portfolio-Management genannt. Diese Begriffe werden selbst unter Experten kontrovers diskutiert. Oftmals sind die Auffassungen über die beiden Begriffe völlig entgegengesetzt.

Als Programmmanagement bezeichnet man eine nicht notwendigerweise zeitlich befristete Managementaufgabe, welche die gestaltende Planung, die übergreifende Leitung und das Controlling (im Sinn von Steuerung, Lenkung) einer definierten Menge inhaltlich zusammengehöriger Projekte umfasst. (Quelle: Wikipedia)

Projekte in einem Programm haben:

  • Gemeinsame Ziele und Strategien
  • Durch den Programm Manager eine gemeinsame Verantwortlichkeit
  • Eine gemeinsame vernetzte Planung
  • Zumindest teilweise gemeinsam genutzte Ressourcen
  • Gemeinsame organisatorische Regeln
  • Einheitliche Projektmanagement-Methoden
  • Gemeinsame Kommunikationsstrukturen und Kultur
  • Ein gemeinsames Budget
  • Ein gemeinsames Marketing
  • Ein einheitliches Berichtswesen

Programm Management Vorgehen

Für die Erfüllung der strategischen Aufgaben werden die dafür notwendigen Projekte in einem Programm zusammengefasst, die durch gemeinsame Ziele eng miteinander gekoppelt sind. Die zentrale Koordination und Steuerung aller Projekte in einem Programm erfolgt durch klare Vorgaben aus der Programm-Ebene vom Programm-Manager, an denen sich alle Projekte orientieren und ausrichten.

Die Hauptaufgaben des Programm-Managers sind die Programmplanung, die strategische Steuerung und die Organisation des Veränderungsprozesses. Der Programm Manager ist verantwortlich für den Erfolg des Programms. Seine Projektmanager unterstützen ihn dabei durch die Einhaltung ihrer Projektziele Droht ein Projekt im Programm zu scheitern, so kann der gesamte Programmerfolg gefährdet sein.

Der wichtigste Unterschied zwischen einem Projekt und einem Programm ist die strategische Ausrichtung des Programms. Ein Programm ist eine strategische Aufgabe im Unternehmen, die ein wichtiges Unternehmensziel fördert. Hinzu kommt, dass Programme meist wichtige organisatorische Veränderungen im Unternehmen unterstützen. Größe, Umfang, Laufzeit und Komplexität bei Programmen um ein Vielfaches höher als bei Projekten.

Was ist Portfolio-Management?

Portfolio-Management stellt die Grundlagen eines erfolgreichen Programm- und Projektmanagements im Unternehmen.

Ausgangsinformationen für das Portfolio-Management sind:

  • Unternehmensziele
  • Daraus abgeleitete Ziele für einzelne Unternehmensteile
  • Informationen zu Ressourcen (Personen, Budgets)
  • Projektbeschreibungen mit Nutzeneinschätzungen, Risikoeinschätzungen, Informationen zu Projektumfängen und –grenzen

Als Ergebnisse des Portfolio-Managements erhält das Unternehmen:

  • Eine Liste von Programmen
  • Eine Liste von Projekten je Programm
  • Konkrete Zielsetzungen für die Programme
  • Konkrete Zielsetzungen für die Projekte
  • Prioritäten für Programme und Projekte

Wie geht das?

Portfolio-Management geht von den (strategischen) Unternehmenszielen aus, analysiert und bewertet diese, und leitet daraus Programme und die darin enthaltenen Projekte ab.

Die Programme und jedes einzelne Projekt werden daraufhin bewertet, inwieweit sie den Zielen des Unternehmens dienen. Programme und Projekte erhalten ihre Ziele unmittelbar aus den Unternehmenszielen, denen sie dienen sollen.
Zur Beurteilung der Projekte dienen in der Regel mehr oder minder umfangreiche Projektanträge, die u.a. über Umfang, Zielsetzung, Vorgehensweise, Kosten, Chancen und Risiken der einzelnen Projekte Auskunft geben.

Jeder Projektantrag wird in einem eigens dafür bestimmten Gremium Prüfungen und Beurteilungen unterzogen, um entscheiden zu können, ob ein Projekt durchgeführt werden soll oder nicht.

Die Prüfungen werden oftmals von Checklisten unterstützt, um den Entscheidungsprozess nachvollziehen zu können.
Ergebnis ist die Einordnung jedes Projektes in ein laufendes Programm, die Benennung eines Projektleiters, die Bestellung von Ressourcen, die Zuteilung eines Projektbudgets und die Setzung von verbindlichen Projektzielen.

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